Een schriftelijke Algemene Vergadering moet kunnen zonder unanimiteit

Unanimiteit bij online vergaderen is complex en overbodig

Jaarlijks organiseert een syndicus een Algemene Vergadering van mede-eigenaars. Tijdens deze vergaderingen geeft hij tekst en uitleg bij de uitgaven van het voorbije jaar,  bespreekt hij de leveranciers actief voor de VME, vraagt hij aan de eigenaars goedkeuring voor werken aan gemeenschappelijke delen enz. Met de invoer van het verbod op samenscholing, volgde een verbod op Algemene Vergaderingen voor Syndici. Omdat deze AV in principe binnen een 15-daagse periode (vaak in Maart en April)  moet plaatsvinden, was niet eerst duidelijk hoe dit opgelost kon worden.

Om hieraan te verhelpen nam Minister Geens een volmachtenbesluit waarmee hij toelating geeft om de Algemene Vergaderingen tot 5 maanden na het beëindigen van de beperkende maatregelen te laten plaatsvinden. Voorlopig betekent dit dat AV’s tot 3 Oktober zouden kunnen uitgesteld worden. Men kan enkel afwijken indien alle eigenaars een schriftelijk verslag unaniem bevestigen. Dit is doorgaans praktisch moeilijk haalbaar.

Minister Geens herbekijkt dit Volmachtenbesluit best en dit om meerdere redenen.

Citaat: ‘De geldende veiligheidsvoorschriften hebben gevolgen voor mede-eigenaars, in het  bijzonder voor  de kwetsbare groep ouderen”. Deze “kwetsbaarheid” is inderdaad voornamelijk een probleem bij fysieke samenscholingen, dewelke verboden zijn. De Minister gaat ervan uit dat de mede-eigenaars veelal ouderen zijn.

“Syndici zijn hierop niet technisch voorbereid”. Elke professionele syndicus gebruikt gespecialiseerde software, het delen van dit scherm is kinderspel, ook bij video vergaderen. Dit werkt zeer eenvoudig en is onmiddellijk inzetbaar.

“De Wetgever heeft in het verleden steeds gekozen voor een fysieke vergadering omwille van het sociale aspect ervan”. Een algemene vergadering in hoofdzaak als een sociaal evenement beschouwen, doet echter afbreuk aan de ernst waarmee uw syndicus een vergadering voorbereidt, begeleidt en beslissingen stimuleert. Algemene Vergaderingen zijn beslissingsmomenten en kunnen om de verstandhouding tussen mede-eigenaars te verbeteren indien dit kadert binnen een gepaste besluitvorming rond concrete agendapunten. Dat het achteraf gezellig is, is mooi meegenomen maar ook niet meer dan dat.

“De moeilijkheid om iedereen te bereiken”. Vrijwel alle professionele syndici laten eigenaars een document ondertekenen dat hen toelaat via mail of telefoon te communiceren. Via mail of telefoon is er volstrekt geen moeilijkheid  om mensen te bereiken.

Concreet hebben wij de voorbije twee weken drie algemene vergaderingen georganiseerd, telkens via een video vergadering.

Het ontwerpverslag mailden we op voorhand alsook de werkwijze om digitaal deel te nemen. Hierdoor wist iedereen wat er inhoudelijk zou besproken worden. Een halfuur voor de officiële start, gaven we digitaal “toegang” tot de vergadering en werden de digitale analfabeten aan boord gehesen via telefonische begeleiding. Tussen de 95 en 100% van de eigenaars volgden de vergadering online. Onze eigenaars zijn echt niet allemaal 18, maar iedereen die wilde, kon de vergadering volgen.

Achteraf bevestigden 92% voor één VME en tweemaal 100% voor de andere twee VME’s van de eigenaars hun akkoord op het verslag, per mail.

Belangrijk is dat we op deze “virtuele” vergaderingen heel positieve respons ontvingen.

Wellicht is een reden hiervoor dat deze vergaderingen op geen enkele manier virtueel zijn, behoudens het fysieke aspect. Er wordt zoals op een gewone vergadering overlegd, meningen uitgewisseld, gestemd en genotuleerd. Via het chatvenster kan iedereen tijdens de vergadering tussenkomen, zelfs zij dit niet graag spreken in openbaar. Omdat niet alle eigenaars onmiddellijk de “vergadering” verlaten, werd er zelfs nagepraat door de laatblijvers, net zoals op een fysieke vergadering. Eigenaars vinden eenvoudiger de weg naar de online vergadering dan parkeerplaats.

COVID-19  is morgen de wereld niet uit en bedrijven zoals het onze zullen zich aanpassen.

Ik zie echter niet hoe we op korte termijn zouden vergaderen met grotere groepen en ik begrijp nog minder waarom. Onze praktijk heeft uitgewezen dat -mits bijkomende voorbereiding en begeleiding- dit perfect kan verlopen. De eigenaars willen echter geen tijd verliezen op een vergadering die al te eenvoudig kan aangevochten worden wanneer men de beslissingen niet unaniem bevestigt

Daarom -en minstens tot 3 Oktober  (3 Mei+5 Maanden) organiseert de Minister best het volgende:

De wettelijke mogelijkheid om video vergaderingen bijeen te roepen bij gekwalificeerde meerderheden mits volgende beperking:

1. 1. niet voor beslissingen die een meerderheid gelijk aan of hoger dan 4/5de van de aanwezige of vertegenwoordige eigenaars vragen
   2. zonder de mogelijkheid om een tweede algemene vergadering te organiseren bij onvoldoende aanwezigen

Voor het overige behouden we alle geldende regels (periode vergadering, samenstelling agenda, wijze van bijeenroepen, meerderheden,…) en is dit best een mogelijkheid,  geen verplichting.

Dat de Minister bij de start van de Volmachten snel diende te handelen, mag geen excuus zijn om nu bij te sturen.